Obvestilo o zasebnosti za zaposlene

Obvestilo o osebnih podatkih

To obvestilo zagotavlja informacije o obdelavi vaših osebnih podatkov, ki jo izvaja družba VOLVO.

Družba, pri kateri ste zaposleni („VOLVO“), je upravljavec osebnih podatkov, ki jih VOLVO pridobi od vas in iz drugih virov, opisanih spodaj. Upravljavec pomeni, da družba VOLVO odloča o namenu in načinu obdelave vaših osebnih podatkov. Družba VOLVO je odgovorna za obdelavo vaših osebnih podatkov skladno z veljavnimi zakoni in predpisi o varstvu podatkov. Obdelava vaših osebnih podatkov, ki jo izvaja družba VOLVO, je nujna v zvezi z vašo zaposlitvijo v družbi VOLVO. Če imate vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, stopite v stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov družbe VOLVO.

 

Družba VOLVO bo morda obdelala vse naslednje kategorije osebnih podatkov ali njihov del. Upoštevajte, da družba VOLVO ne bo nujno obdelala vseh spodaj navedenih podatkov. Upoštevajte, da kategorije ne vsebujejo vseh primerov.

 

Podatki o posameznikih, na primer ime, datum rojstva, številka socialnega zavarovanja (ali enakovredna), spol, državljanstvo, želeni jezik, zakonski stan, fotografija

Podatki o organizaciji, na primer številka zaposlenega, opis delovnega mesta, delovno mesto, lokacija delovnega mesta, poslovna enota, oddelek, vodja, neposredni podrejeni

Podatki za stik, na primer službeni naslov, domači naslov, e-poštni naslov, telefonska številka

Podatki o nadomestilih in prejemkih, na primer plača, revizije plač, odbitki davka, podatki o pokojnini, podatki o bančnem računu

Administrativni podatki o zaposlitvi, na primer pogodba o zaposlitvi ali drugi dogovori med vami in družbo VOLVO, vloge ali drugi obrazci v zvezi s starševskim dopustom, podatki o datumu začetka in prenehanja zaposlitve

Časovni podatki, na primer delovni čas, čas opravljanja dela, dopust, odsotnost z dela (starševski dopust, bolniški dopust itd.)

Podatki o članstvu v sindikatu, če se uporabljajo in so ustrezni

Varnostni podatki, na primer kartice za dostop, pravice dostopa in uporaba kartic za dostop in pravic dostopa

Podatki o zdravju in varnosti, na primer podatki o bolniškem dopustu, rehabilitacijski načrti, incidenti, povezani z delom, zdravstveni pregledi

Podatki o proizvodnji/popravilu/servisiranju, na primer spremljanje in beleženje dejavnosti, ki ste jih izvedli v zvezi s proizvodnjo, vzdrževanjem, popravilom ali servisiranjem vozil

Podatki o uspešnosti in ocenjevanju, na primer morebitna vrednotenja, ocenjevanja in evidence disciplinskih ukrepov

Podatki o usposobljenosti, na primer evidence učenja in dejavnosti usposabljanja

Administrativni podatki o potovanjih, na primer podatki o poslovnih vožnjah, podrobnosti o rezervacijah, številka potnega lista, številka kreditne kartice družbe, računi in povračila potnih stroškov

Podatki službe za pomoč uporabnikom in podpore, na primer vaša vprašanja/vprašanja poslovodje/kadrovske službe v zvezi z vašo zaposlitvijo oziroma oprema IT ali podpora, ki jo prejmete v zvezi s temi vprašanji

Podatki v zvezi z IT, na primer ID uporabnikov, gesla, podatki za prijavo ter podatki in dnevniki o vaši opremi IT, aplikacije ali storitev družbe VOLVO na podlagi politik IT družbe VOLVO, kot se občasno uporabljajo

 

Treba je opozoriti, da se podatki o članstvu v sindikatih ter nekateri vidiki podatkov o zdravju in varnosti štejejo za občutljive podatke na podlagi veljavne zakonodaje o varstvu podatkov, zato se z njimi ravna še posebno previdno. Prav tako je treba opozoriti, da je treba občutljive podatke obdelati le v primeru pravne obveznosti, pri čemer je obdelava odobrena na podlagi kolektivne pogodbe in/ali izrecnega soglasja.

 

Upoštevajte tudi, da se nekateri podatki, pridobljeni iz vozil (na primer številka vozila/šasije, signali itd.), samodejno pridobivajo, ko uporabljate izdelek v Volvovi lasti, na primer tovorno vozilo. Vendar družba VOLVO teh podatkov ne uporablja, razen če je uporaba povezana z dejavnostmi preizkušanja, reševanja težav s kakovostjo ali razvojem izdelkov. Upoštevajte, da se ta razdelek ne nanaša na službene avtomobile.

 

Družba VOLVO bo morda obdelala tudi omejeno količino osebnih podatkov (ime in podatke za stik) oseb, ki ste jih navedli kot osebe, s katerimi lahko družba VOLVO stopi v stik v nujnih primerih. V nekaterih državah bodo morda obdelani tudi podatki o najbližjih sorodnikih, in sicer za namene v zvezi s prejemki in/ali zahtevami delovnega prava.

Družba VOLVO bo obdelala vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah (preberite več podrobnosti spodaj).

 

Pravna obveznost. Družba VOLVO je morda po zakonu zavezana vaše prihodke sporočiti davčnemu organu.

 

Pogodbena obveznost. Družba VOLVO mora obdelati vaše osebne podatke, da vam bo lahko izplačala pogodbeno dogovorjeno plačo.

 

Upravičeni interes. Družba VOLVO ima običajno upravičeni interes, da upravlja vsakodnevne dejavnosti, zavaruje svoje prostore in opremo ter ohrani notranji nadzor. Da bi obdelava osebnih podatkov temeljila na upravičenem interesu, družba VOLVO oceni vsak primer posebej. Tako mora na primer družba VOLVO obdelati nekatere osebne podatke, da omogoči upravljanje vaših poslovnih voženj, pri čemer je upravičeni interes družbe VOLVO vodenje njenih vsakodnevnih dejavnosti. Družba VOLVO mora tudi obdelati nekatere osebne podatke, da pregleda stanje svoje opreme IT, pri čemer je upravičeni interes družbe VOLVO zavarovanje njene opreme.

 

Izjemoma in le takrat, ko ni mogoče uporabiti nobene druge pravne podlage, lahko družba VOLVO prosi za vaše izrecno soglasje za obdelavo vaših osebnih podatkov.

 

Družba VOLVO bo obdelala vaše osebne podatke, kot je predstavljeno zgoraj, za spodnje splošne namene. Upoštevajte, da nameni ne vsebujejo vseh primerov.

 

Administracija (običajno na podlagi pogodbene obveznosti in/ali upravičenega interesa)

 

Omogočanje vaše registracije v sistemih družbe VOLVO in splošno upravljanje vaše zaposlitve v družbi VOLVO

 

Omogočanje pravilne uporabe licence

 

Omogočanje vodenja posodobljenih organizacijske sheme in evidence zaposlenih, vključno z izdelavo notranjih poročil in statistik

 

Omogočanje izplačila plače, pokojnine in drugih prejemkov ter revizij plače, vključno z izdelavo notranjih poročil in statistik

 

Omogočanje spremljanja projektov

 

Poročanje (običajno na podlagi pravne obveznosti in/ali upravičenega interesa)

 

Omogočanje poročanja organom, kot je določeno z zakonodajo, na primer davčni upravi

 

Omogočanje spremljanja vašega delovnega časa/odsotnosti z dela/dopustov za namene plačila in izdajanja računov

 

Zahteve delovnega prava (običajno na podlagi pravne obveznosti)

 

Omogočanje izpolnjevanja obveznosti družbe VOLVO na podlagi kolektivnih pogodb s sindikati ali delovnega prava

 

Delovno okolje in varnost izdelkov (običajno na podlagi pravne obveznosti in/ali upravičenega interesa)

 

Omogočanje izpolnjevanja obveznosti družbe VOLVO za zagotavljanje varnega delovnega okolja (vključno z nadzorom in preprečevanjem nepooblaščenega dostopa do prostorov in opreme družbe VOLVO) in drugih obveznosti v zvezi z delovnim okoljem, kot so določene v zakonodaji o delovnem okolju ali delovni zakonodaji.

 

Omogočanje izpolnjevanja obveznosti družbe VOLVO v zvezi z varnostjo in kakovostjo izdelkov

 

Razvoj zaposlenih (običajno na podlagi pravne in/ali pogodbene obveznosti in/ali upravičenega interesa)

 

Omogočanje dejavnosti v zvezi z razvojem/izboljšanjem usposobljenosti ter vrednotenj in ocenjevanj uspešnosti

 

Omogočanje in predlaganje dejavnosti učenja in usposabljanja

 

Z delom povezane dejavnosti zaposlenih (običajno na podlagi pravne in/ali pogodbene obveznosti in/ali upravičenega interesa)

 

Omogočanje izvajanja delovnih nalog, na primer pisanje e-poštnih sporočil, ustvarjanje dokumentov, poročil, predstavitev, risb itd.

 

Omogočanje poslovnih voženj

 

Omogočanje odgovarjanja na vaša vprašanja/vprašanja poslovodje/kadrovske službe v zvezi z vašo zaposlitvijo oziroma oprema IT/storitve ali zagotavljanje podpore za izvajanje vaših delovnih nalog

 

Omogočanje spremljanja politik družbe VOLVO, vključno s kodeksom ravnanja skupine Volvo in politikami IT družbe VOLVO, kot se občasno uporabljajo, za zagotovitev upoštevanja teh politik in raziskovanje domnevno prepovedanih dejavnosti

 

Raziskave in razvoj ter reševanje težav v zvezi s kakovostjo (običajno na podlagi upravičenega interesa)

 

Omogočanje dejavnosti raziskav in razvoja v zvezi z izdelki Volvo (npr. tovornimi vozili), vključno z uporabo podatkov, pridobljenih iz vozil, ko ste uporabili izdelek v Volvovi lasti (glejte zgoraj)

 

Omogočanje reševanja težav v zvezi s kakovostjo izdelkov Volvo (npr. tovornih vozil), vključno z uporabo podatkov o vozilih, ko ste uporabili izdelek v Volvovi lasti (glejte zgoraj)

Družba VOLVO bo osebne podatke pridobila zlasti od vas, vašega poslovodje ali kadrovske službe oziroma druge tretje stranke, h kateri nas boste usmerili za pridobitev osebnih podatkov. Nekateri osebni podatki bodo morda samodejno pridobljeni iz sistema IT družbe VOLVO ali enakovrednega sistema, na primer med ustvarjanjem ID-ja uporabnika v sistemih družbe VOLVO.

Družba VOLVO vaših osebnih podatkov običajno ne bo delila z nobeno osebo zunaj skupine Volvo, razen če zakon, predpis ali kolektivna pogodba zahteva drugače. Družba VOLVO lahko vaše osebne podatke deli z drugo družbo v skupini Volvo, vključno z družbo zunaj EU/EGP, če je to nujno za izpolnjevanje namena obdelave osebnih podatkov. Družba Volvo lahko vaše osebne podatke deli tudi s tretjimi dobavitelji, vključno z dobavitelji zunaj EU/EGP, če je to nujno za namen obdelave osebnih podatkov. Družba VOLVO si bo vedno razumno prizadevala, da se prepriča, ali so vzpostavljeni ustrezni varovalni ukrepi za zagotavljanje ustreznih ravni zaščite vaših osebnih podatkov, kot je zahtevano z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov. To lahko na primer vključuje uporabo pogodb med družbami ali pogodb o obdelavi zunanjih podatkov na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je odobrila EU, ali zasebnostnega ščita EU-ZDA oziroma drugih mehanizmov, ki so jih pristojni organi občasno priznali ali odobrili. Če imate vprašanja v zvezi s prenosom, stopite v stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov družbe VOLVO.

Družba VOLVO bo med trajanjem zaposlitve hranila vaše osebne podatke. Po prenehanju zaposlitve bo družba VOLVO hranila samo tiste osebne podatke, za katere meni, da so nujni za izpolnitev namenov, za katere so bili zbrani, in sicer samo do izpolnitve takih namenov oziroma toliko časa, kot je morda potrebno za izpolnitev lokalnih pravnih ali davčnih obveznosti oziroma obveznosti v zvezi s prejemki ali za izpolnitev morebitnih pravnih obveznosti ob dejanskem, morebitnem ali predvidenem sporu ali zahtevku.

Imate pravico zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov. Prav tako imate pravico zahtevati, da družba VOLVO popravi ali izbriše vaše osebne podatke, oziroma omejiti njihovo obdelavo. Prav tako lahko ugovarjate obdelavi svojih osebnih podatkov, ki jo izvaja družba VOLVO, ali zahtevate prenosljivost podatkov. Vendar upoštevajte, da družba VOLVO morda ne bo vedno dolžna izpolniti zahteve za izbris, omejitev, ugovor ali prenosljivost podatkov. Presoja pravnih obveznosti družbe VOLVO in izjem glede teh pravic se izvede za vsak primer posebej.

Več informacij o pravicah oseb, na katere se nanašajo podatki